Pengertian sekretaris menurut beberapa ahli antara lain;
a. Louis C. Nanassy dan William Selden, Businnes Dictionary ( 1960:184)
“ Secretary:an office employee who has responsible position than a stenograpraher and whose duties usually include taking and transcribing dictition; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers, and making appointments; and maintening or filing records, lettter, ect. A secretary frequentyl acts as an admninistrative assitants or junior secretary.”
(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.)
b. Alvina Treut Burrow cs.,
“ Secretary:
1. Someone who writes letter an keeps records for a person, company, etc.
2. Goverments official in charge of department: the secretary of labor.
3. A writing desk “
(Sekretaris:
1. Seseorang yang menulis surat dan memelihara warkat-warkat untuk orang, perusahaan, dan lai-lain.
2. Pegawai pemerintah yang mengepalai suatu departemen:sekretaris departemen perburuhan.
3. Meja tulis)
c. Webster’s New Words Dictionary:
“ Secretary:
1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other writing tasks, etc., for an organization or individual.
2. A general official in over all charge of such work.
3. An official in charge of departement of goverment.
4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.
(Sekretaris:
1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas tulis lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan.
2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)
d. C.L. Bernhart:
:Secretary:
1. A person who conduct correspondence, keeps record etc., for an individual or organization.
2. An office state charge wiht the superintendence and management of particular departement of goverment: Secretary of state.
3. A piece of furniture for use as writing desk.
4. A desk with booksehelves on top if it.
Sekretaris:
1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perseorangan atau organisasi.
2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
4. Sebuah meja dengan rak buku di atasnya)
e. M. Braum dan Ramon C. Portugal
“ The term secretary as used in this booklet means an assistant to chief who takes dictation, prepares correspondence, receice visitor, chekcs or reminds her chief of his official engagement or appointment an performs many other related duties that increase the effectiveness of the duty.”
(Istilah ‘sekretaris’ yang dipakai dalam buku ini berarti seorang pembantu dari seorang atasan yang memerima pendektean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan atasannya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas atasan.)
Berdasarkan pengertian para ahli diatas pada permulaannya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat-surat bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya, tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya seperti misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambungkan atau menerima telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari pimpinannya, atau menyusun risalah-risalah rapat ( Liang Gie, 2007 ).
Jadi kesimpulannya sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan (Yatimah, 2009: 33)
Peran Sekretaris
Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat stategis dalam memberikan dukungan kerja pimpinan. Untuk itu sekretaris harus berusaha mengenal pimpinannya: sifat pimpinan, adat kebiasaan, hobi serta kekuatan dan kelemahannya, cara dan kemajuan kerjanya, apa yang diperlukan untuk pekerjaannya. Untuk dapat bekerjasama dengan pimpinannya, yang harus dilakukan sekretaris antara lain: 1) bisa memelihara wibawa pimpinan, 2) sebagai bayangan atasannya untuk selalu memelihara kebijaksanaan manajemen, 3) selalu siap untuk memberikan pendapat bila diperlukan, 4) berusaha memahami maksud atasan, yaitu berusaha memahami tanggung jawab atasan atau pimpinan dan membantu melaksanakannya yaitu dengan cara: a) melancarkan pekerjaan dengan perencanaan yang baik, b) membagi tugas sesuai dengan keahlian karyawan, c) mengumpulkan pendapat dan mempertimbangkan dari semua karyawan dan pembantu, d) menciptakan gairah kerja dengan kesediaan menerima gagasan-gagasan, e) memelihara sistem kontrol dari kesinambungan kegiatan manajemen, f) menangani masalah-masalah human relation, g) menciptakan suasana berpikir positif, h) memelihara hubungan baik dengan relasi-relasi, i) menghadiri acara yang berkaitan dengan bisnisnya (Rosidah dan Sulistiyani, 2005:137).
Dalam membantu penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial pimpinan, peran sekretaris sangatlah penting. Secara garis besar peranan sekretaris terhadap atasan atau pimpinan antara lain: a) sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab; b) assisten atau tangan kanan pimpinan dalam mengatur mengatur perusahaan, mulai dari administrative sampai human relations; c) perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan; d) alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide; e) secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan; f) mediator pimpinan dengan bawahan.
Dalam kerjasama antara pimpinan dan sekretaris tidak menutup kemungkinan terjadi ketidakharmonisan, terlepas apakah kesalahan pimpinan atau sekretaris tidak dapat bekerjasama. Dalam hal ini sekretaris harus bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana dan langkah apa yang harus dilakukan. Sebagai orang yang mempunyai peran atas pekerjaan pimpinan maka hal penting yang harus diketahui oleh sekretaris antara lain: 1) pimpinan membutuhkan pengertian sekretaris atas berbagai masalah yang dihadapi, 2) tanggung jawab pimpinan menyeluruh dan berat, 3) sekretaris harus memahami bahwa pimpinan juga mempunyai atasan lagi, yang juga sebagai pimpinannya, 4) sekretaris bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan rutin untuk kepentingan pimpinan atau perusahaan.
Sekretaris di samping menjadi orang kepercayaan pimpinan juga menjadi orang yang dipercaya oleh teman-teman sekantor. Upaya-upaya yang dilakukannya antara lain: 1) sekretaris harus mengikuti ide dari teman atau mereka sama baik ketika menjalankan ide sendiri, 2) tunjukkan bahwa informasi yang diperoleh akan dipertimbangkan sebaik-baiknya, 3) bagikan informasi yang dipunyai kepada temen-teman, mungkin orang lain juga akan memberikan informasinya sebagai masukan mengambil keputusan bersama, 4) ketika mencari kesempatan, pusatkan pada permasalahan dan hindari rasa ego, 5) jangan menutupi kesalahan, apabila terjadi kesalahan (Rosidah dan Sulistiyani, 2005:140).
Fungsi Sekretaris
Dalam organisasi fungsi sekretaris dapat dilihat dari 3 aspek yaitu: berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan. Dimana fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu sebagai berikut:
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi atau perusahaan atau unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi atau perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Dilihat dari kedudukannya dalam organisasi fungsi sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Staf atau karyawan
2. Resepsionis
3. Operator telepon
4. Arsiparis
5. Typis atau pengetik
6. Pembantu pimpinan
7. Public relation officer
8. Individu
Dilihat dari hubungannya dengan pimpinan fungsi sekretaris adalah:
1. Penjaga manajer
2. Asisten pribadi
3. Perawat
4. Penasihat
Referensi
Durotul Yatimah. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian. Bandung, Pustaka Setia.
Gie,The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta, Liberty.
Sutarto. 1989. Sekretaris dan Tatawarkat, Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Rosidah dan Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang Efektif. Jogjakarta, Gava Media.
“ Secretary:an office employee who has responsible position than a stenograpraher and whose duties usually include taking and transcribing dictition; dealing with the public by answering the telephone, meeting callers, and making appointments; and maintening or filing records, lettter, ect. A secretary frequentyl acts as an admninistrative assitants or junior secretary.”
(Sekretaris: Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte; berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian; dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.)
b. Alvina Treut Burrow cs.,
“ Secretary:
1. Someone who writes letter an keeps records for a person, company, etc.
2. Goverments official in charge of department: the secretary of labor.
3. A writing desk “
(Sekretaris:
1. Seseorang yang menulis surat dan memelihara warkat-warkat untuk orang, perusahaan, dan lai-lain.
2. Pegawai pemerintah yang mengepalai suatu departemen:sekretaris departemen perburuhan.
3. Meja tulis)
c. Webster’s New Words Dictionary:
“ Secretary:
1. A person employed to keep record, take care of correspondence and other writing tasks, etc., for an organization or individual.
2. A general official in over all charge of such work.
3. An official in charge of departement of goverment.
4. A writing desk, especially one topped with a small bookcase.
(Sekretaris:
1. Seorang pegawai yang memelihara warkat, melakukan korespondensi dan tugas-tugas tulis lainnya, dan sebagainya, untuk organisasi atau perseorangan.
2. Pegawai umum yang mengepalai bermacam-macam pekerjaan.
3. Seorang pegawai yang mengepalai suatu departemen.
4. Meja tulis, yang di atasnya terdapat rak buku kecil.)
d. C.L. Bernhart:
:Secretary:
1. A person who conduct correspondence, keeps record etc., for an individual or organization.
2. An office state charge wiht the superintendence and management of particular departement of goverment: Secretary of state.
3. A piece of furniture for use as writing desk.
4. A desk with booksehelves on top if it.
Sekretaris:
1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perseorangan atau organisasi.
2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.
3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.
4. Sebuah meja dengan rak buku di atasnya)
e. M. Braum dan Ramon C. Portugal
“ The term secretary as used in this booklet means an assistant to chief who takes dictation, prepares correspondence, receice visitor, chekcs or reminds her chief of his official engagement or appointment an performs many other related duties that increase the effectiveness of the duty.”
(Istilah ‘sekretaris’ yang dipakai dalam buku ini berarti seorang pembantu dari seorang atasan yang memerima pendektean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan atasannya mengenai kewajiban yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan kewajiban-kewajiban lainnya yang berhubungan guna meninggikan efektivitas atasan.)
Berdasarkan pengertian para ahli diatas pada permulaannya sekretaris adalah seseorang petugas yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia. Kemudian lalu berarti petugas yang menyelenggarakan surat menyurat bagi seorang pejabat pimpinan yang meliputi pula surat-surat rahasia atau surat-surat bersifat pribadi yang tidak pada tempatnya disiarkan sembarangan. Akhirnya, tugas sekretaris itu diperluas dengan segi-segi tatausaha lainnya seperti misalnya memelihara dokumen-dokumen, menyambungkan atau menerima telepon, mencatat perjanjian-perjanjian dari pimpinannya, atau menyusun risalah-risalah rapat ( Liang Gie, 2007 ).
Jadi kesimpulannya sekretaris adalah seseorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang menunjang kegiatan manajerial pimpinan atau kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan dalam membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan (Yatimah, 2009: 33)
Peran Sekretaris
Dalam hubungan kerjasama peran sekretaris sangat stategis dalam memberikan dukungan kerja pimpinan. Untuk itu sekretaris harus berusaha mengenal pimpinannya: sifat pimpinan, adat kebiasaan, hobi serta kekuatan dan kelemahannya, cara dan kemajuan kerjanya, apa yang diperlukan untuk pekerjaannya. Untuk dapat bekerjasama dengan pimpinannya, yang harus dilakukan sekretaris antara lain: 1) bisa memelihara wibawa pimpinan, 2) sebagai bayangan atasannya untuk selalu memelihara kebijaksanaan manajemen, 3) selalu siap untuk memberikan pendapat bila diperlukan, 4) berusaha memahami maksud atasan, yaitu berusaha memahami tanggung jawab atasan atau pimpinan dan membantu melaksanakannya yaitu dengan cara: a) melancarkan pekerjaan dengan perencanaan yang baik, b) membagi tugas sesuai dengan keahlian karyawan, c) mengumpulkan pendapat dan mempertimbangkan dari semua karyawan dan pembantu, d) menciptakan gairah kerja dengan kesediaan menerima gagasan-gagasan, e) memelihara sistem kontrol dari kesinambungan kegiatan manajemen, f) menangani masalah-masalah human relation, g) menciptakan suasana berpikir positif, h) memelihara hubungan baik dengan relasi-relasi, i) menghadiri acara yang berkaitan dengan bisnisnya (Rosidah dan Sulistiyani, 2005:137).
Dalam membantu penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial pimpinan, peran sekretaris sangatlah penting. Secara garis besar peranan sekretaris terhadap atasan atau pimpinan antara lain: a) sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab; b) assisten atau tangan kanan pimpinan dalam mengatur mengatur perusahaan, mulai dari administrative sampai human relations; c) perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan; d) alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide; e) secret keeper atau pemegang rahasia pimpinan kaitannya dengan tugas perusahaan; f) mediator pimpinan dengan bawahan.
Dalam kerjasama antara pimpinan dan sekretaris tidak menutup kemungkinan terjadi ketidakharmonisan, terlepas apakah kesalahan pimpinan atau sekretaris tidak dapat bekerjasama. Dalam hal ini sekretaris harus bertanggung jawab untuk menentukan bagaimana dan langkah apa yang harus dilakukan. Sebagai orang yang mempunyai peran atas pekerjaan pimpinan maka hal penting yang harus diketahui oleh sekretaris antara lain: 1) pimpinan membutuhkan pengertian sekretaris atas berbagai masalah yang dihadapi, 2) tanggung jawab pimpinan menyeluruh dan berat, 3) sekretaris harus memahami bahwa pimpinan juga mempunyai atasan lagi, yang juga sebagai pimpinannya, 4) sekretaris bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan rutin untuk kepentingan pimpinan atau perusahaan.
Sekretaris di samping menjadi orang kepercayaan pimpinan juga menjadi orang yang dipercaya oleh teman-teman sekantor. Upaya-upaya yang dilakukannya antara lain: 1) sekretaris harus mengikuti ide dari teman atau mereka sama baik ketika menjalankan ide sendiri, 2) tunjukkan bahwa informasi yang diperoleh akan dipertimbangkan sebaik-baiknya, 3) bagikan informasi yang dipunyai kepada temen-teman, mungkin orang lain juga akan memberikan informasinya sebagai masukan mengambil keputusan bersama, 4) ketika mencari kesempatan, pusatkan pada permasalahan dan hindari rasa ego, 5) jangan menutupi kesalahan, apabila terjadi kesalahan (Rosidah dan Sulistiyani, 2005:140).
Fungsi Sekretaris
Dalam organisasi fungsi sekretaris dapat dilihat dari 3 aspek yaitu: berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris, kedudukan sekretaris dalam organisasi, dan hubungan sekretaris dengan pimpinan. Dimana fungsi sekretaris dilihat dari ruang lingkup tugasnya dibagi dua, yaitu sebagai berikut:
1. Fungsi Primer
Fungsi primer sekretaris adalah memberikan jasa atau pelayanan jasa administratif yang menunjang kegiatan operasional organisasi atau perusahaan atau unit organisasi melalui keterampilan, meliputi pengetikan, penanganan telepon, pengelolaan surat dan arsip lainnya, penanganan agenda, penggandaan, dan lain-lain.
2. Fungsi Sekunder
Fungsi sekunder sekretaris adalah turut menjamin kelancaran kegiatan organisasi atau perusahaan serta bertanggung jawab atas aktivitas rutin kantor dengan memanfaatkan beberapa pengetahuan, misalnya bisnis perusahaan, perbankan, statistik dan keuangan, hubungan antar manusia, komunikasi, teknik persiapan rapat, dan lain-lain.
Dilihat dari kedudukannya dalam organisasi fungsi sekretaris adalah sebagai berikut:
1. Staf atau karyawan
2. Resepsionis
3. Operator telepon
4. Arsiparis
5. Typis atau pengetik
6. Pembantu pimpinan
7. Public relation officer
8. Individu
Dilihat dari hubungannya dengan pimpinan fungsi sekretaris adalah:
1. Penjaga manajer
2. Asisten pribadi
3. Perawat
4. Penasihat
Referensi
Durotul Yatimah. 2009. Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang Keahlian. Bandung, Pustaka Setia.
Gie,The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta, Liberty.
Sutarto. 1989. Sekretaris dan Tatawarkat, Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Rosidah dan Sulistiyani. 2005. Menjadi Sekretaris Profesional & Kantor Yang Efektif. Jogjakarta, Gava Media.
